Hợp đồng cầm đồ quá hạn nên xử lý theo bốn chặng: nhắc trước hạn, nhắc trong tuần đầu quá hạn, thoả thuận phương án (gia hạn, trả bớt gốc hoặc chuộc), và cuối cùng mới tới thanh lý. Mỗi chặng có mốc thời gian và người chịu trách nhiệm rõ ràng, để không có hợp đồng nào nằm im ba tháng rồi mới có người nhớ ra.
Quá hạn không phải là mất tiền — trừ khi để lâu
Phần lớn khách quá hạn vẫn muốn giữ tài sản. Cái tiệm cần là biết sớm và liên lạc sớm. Để càng lâu thì ba thứ cùng xấu đi: khách ngại gọi lại, giá trị tài sản tụt, và khoản lãi cộng dồn tới mức khách thấy chuộc không còn đáng.
| Chặng | Mốc | Việc làm | Ai làm |
|---|---|---|---|
| Nhắc trước hạn | Trước 5–7 ngày | Gọi hỏi khách chuộc hay gia hạn | Nhân viên quầy |
| Tuần đầu quá hạn | Ngày 1–7 | Gọi lại 2 lần, nhắn tin để lại nội dung | Nhân viên quầy |
| Thoả thuận | Ngày 8–30 | Chốt phương án, lập giấy ghi nhận | Quản lý |
| Thanh lý | Sau mốc trong hợp đồng | Thông báo lần cuối, lập biên bản, thanh lý | Chủ tiệm |
Chặng 1 — Nhắc trước hạn
Cuộc gọi trước hạn 5–7 ngày là cuộc gọi rẻ nhất trong cả quy trình: khách chưa mặc cảm nợ nần nên dễ bắt máy, và tiệm có thời gian để sắp xếp nếu khách muốn gia hạn. Nội dung cuộc gọi chỉ cần ba ý: hợp đồng đến hạn ngày nào, số tiền phải đóng nếu chuộc, và hỏi khách chọn phương án nào.
Ghi lại kết quả ngay sau cuộc gọi và đặt hẹn giờ nếu khách hẹn ngày cụ thể. Cách làm chi tiết nằm trong bài theo dõi đáo hạn để không bỏ sót hợp đồng nào.
Chặng 2 — Tuần đầu quá hạn
- Gọi vào hai khung giờ khác nhau, ví dụ sáng và chiều tối, trước khi kết luận khách không nghe máy.
- Nhắn tin để lại nội dung rõ ràng: mã hợp đồng, số tiền, hạn cuối để xử lý.
- Ghi từng lần gọi và nhắn vào nhật ký của hợp đồng, kể cả lần gọi hụt.
- Không dùng lời lẽ đe doạ, không gọi cho người thân của khách khi chưa có thoả thuận — vừa sai vừa làm hỏng khả năng thu hồi.
Chặng 3 — Thoả thuận phương án
Khi liên lạc được, đưa ra ba lựa chọn cụ thể thay vì hỏi chung chung "bao giờ khách trả":
- Chuộc: nói rõ tổng phải trả gồm gốc, lãi tới ngày chuộc và khoản nào khác nếu có.
- Gia hạn: đóng lãi tới thời điểm hiện tại rồi kéo dài thời hạn; ghi nhận thành một lần gia hạn trên chính hợp đồng cũ, không lập hợp đồng mới để tránh đứt lịch sử.
- Trả bớt gốc: giảm dư nợ, lãi kỳ sau tính trên phần còn lại — hợp với khách có một phần tiền.
Chốt được phương án nào thì ghi ngay vào hợp đồng kèm ngày hẹn. Thoả thuận miệng không ghi lại là thứ sẽ biến mất khi đổi ca.
Chặng 4 — Thanh lý
Thanh lý là bước cuối, không phải bước đầu. Trước khi tới đây, tiệm cần chắc ba điều: đã quá mốc ghi trong hợp đồng, đã thông báo cho khách theo đúng cách hai bên thoả thuận, và mọi lần liên lạc đều có ghi chép.
- Gửi thông báo lần cuối, nêu rõ mốc sẽ xử lý tài sản.
- Lập biên bản tình trạng tài sản trước khi thanh lý, kèm ảnh.
- Ghi nhận số tiền thu được từ thanh lý vào đúng hợp đồng, không để rơi ra ngoài sổ.
- Phần chênh lệch xử lý theo đúng thoả thuận trong hợp đồng.
Nội dung hợp đồng và trình tự xử lý tài sản nên được rà với người có chuyên môn pháp lý; phần trên chỉ mô tả cách vận hành thường thấy ở tiệm, mang tính tham khảo.
Bốn sai lầm hay gặp
- Chỉ gọi khi đã quá hạn lâu. Cuộc gọi trước hạn hiệu quả hơn hẳn mười cuộc gọi sau đó.
- Không ghi lại lần gọi hụt. Khi cần chứng minh đã liên lạc, không có gì trong tay.
- Gia hạn bằng hợp đồng mới. Lịch sử vay bị cắt khúc, không còn thấy khách đã gia hạn mấy lần.
- Để nhân viên quầy tự quyết thanh lý. Đây là quyết định của chủ tiệm, và phải có nhật ký.
Câu hỏi thường gặp
Quá hạn bao lâu thì được thanh lý?
Theo đúng mốc đã ghi trong hợp đồng giữa hai bên. Không có mốc chung cho mọi tiệm, nên điều khoản này phải rõ ngay từ lúc lập hợp đồng.
Khách xin gia hạn nhiều lần có nên đồng ý?
Nên xem lịch sử: khách đóng lãi đều mà chỉ chậm gốc thì gia hạn là hợp lý. Khách đã gia hạn ba, bốn lần mà lãi cũng chậm thì nên chuyển sang thoả thuận trả bớt gốc.
Có nên giảm lãi để khách chuộc sớm không?
Tuỳ tiệm, nhưng nếu giảm thì phải ghi rõ lý do và người duyệt vào nhật ký — không thì mỗi nhân viên sẽ tự giảm một kiểu.
Làm sao biết hợp đồng nào sắp thành nợ xấu?
Dấu hiệu sớm nhất là chậm lãi hai kỳ liên tiếp, không phải đến hạn mới biết. Lọc theo trạng thái chậm lãi mỗi sáng là đủ để thấy trước.
Thanh lý xong khách quay lại đòi thì sao?
Đây là lúc bộ hồ sơ có giá trị: hợp đồng, ảnh tình trạng, nhật ký liên lạc và biên bản thanh lý. Thiếu bất kỳ phần nào tiệm đều khó giải thích.
Giữ cho danh sách quá hạn luôn ngắn
Mục tiêu không phải là xử lý giỏi hợp đồng quá hạn, mà là có ít hợp đồng rơi vào đó. Ba việc giữ được điều này: gọi trước hạn, ghi mọi trao đổi vào hợp đồng, và mỗi sáng lọc lại nhóm chậm lãi. Xem cách bố trí lịch nhắc và nhật ký ở trang tính năng, hoặc tải phần mềm về chạy thử.
