Để không bỏ sót hợp đồng đáo hạn, tiệm cầm đồ cần ba thứ: một danh sách hợp đồng luôn hiện trạng thái đến hạn, một lịch nhắc đặt ngay trên hợp đồng, và một thói quen kiểm tra vào giờ cố định mỗi ngày. Thiếu một trong ba, việc nhắc khách sẽ phụ thuộc vào trí nhớ của người trực quầy — và trí nhớ thì hôm đông khách là hỏng.
Vì sao tiệm hay bỏ sót hợp đồng đáo hạn
Hợp đồng cầm đồ không đến hạn cùng lúc. Mỗi hợp đồng có ngày vay riêng, kỳ lãi riêng, có khách đóng lãi mỗi 10 ngày, có khách đóng tháng. Khi tiệm còn 20–30 hợp đồng, người chủ nhớ được. Qua 80 hợp đồng thì không ai nhớ nổi, và vấn đề bắt đầu xuất hiện theo đúng thứ tự này:
- Khách chậm lãi vài ngày, không ai gọi, khách nghĩ là tiệm dễ.
- Quá hạn hai tuần mới phát hiện, lúc gọi thì khách đã đi xa hoặc đổi số.
- Tài sản nằm trong kho quá lâu, giá trị tụt, thanh lý không đủ gốc.
- Nhân viên mỗi người nhớ một kiểu, bàn giao ca là mất thông tin.
Gốc của cả bốn chuyện đều là một: không có chỗ duy nhất để nhìn ra hợp đồng nào sắp tới hạn. Sổ giấy ghi theo thứ tự thời gian nhận, không ghi theo thứ tự phải gọi.
Ba mốc cần theo dõi, không phải một
Nhiều tiệm chỉ theo dõi ngày hết hạn hợp đồng. Thực tế có ba mốc khác nhau, xử lý cũng khác nhau:
| Mốc | Là gì | Nên làm trước bao lâu | Việc phải làm |
|---|---|---|---|
| Kỳ lãi | Ngày khách phải đóng lãi của kỳ hiện tại | 1–2 ngày | Nhắn tin hoặc gọi nhắc, ghi lại đã nhắc |
| Hết hạn hợp đồng | Ngày phải chuộc hoặc gia hạn | 5–7 ngày | Gọi hỏi khách chuộc hay gia hạn, chốt phương án |
| Quá hạn xử lý | Mốc tiệm bắt đầu quy trình thanh lý | Theo thoả thuận trong hợp đồng | Gọi lần cuối, lập biên bản, chuyển trạng thái |
Tách ba mốc ra rồi thì việc gọi khách không còn là "gọi cho hết danh sách", mà là ba việc khác nhau với ba câu mở đầu khác nhau. Nhân viên mới cũng làm được vì mỗi mốc có kịch bản riêng.
Cách làm bằng sổ giấy: một cuốn lịch đáo hạn riêng
Nếu tiệm chưa dùng phần mềm, cách rẻ nhất là tách lịch đáo hạn ra khỏi sổ hợp đồng. Mỗi khi lập hợp đồng, ghi thêm một dòng vào cuốn lịch theo ngày:
- Mở cuốn lịch sang đúng trang ngày đến hạn kỳ lãi.
- Ghi: mã hợp đồng — tên khách — số điện thoại — số tiền phải thu.
- Ghi thêm một dòng nữa ở trang trước đó 2 ngày, đánh dấu "nhắc".
- Mỗi sáng mở đúng trang hôm nay, gọi hết các dòng chưa gạch.
Cách này chạy được, nhưng có hai điểm yếu phải biết trước: mỗi hợp đồng phải ghi tay ít nhất hai lần, và khi khách đóng lãi sớm hoặc gia hạn thì phải nhớ quay lại xoá dòng cũ, ghi dòng mới. Tiệm nào có hơn một nhân viên ghi sổ thì sai sót xuất hiện rất nhanh.
Cách làm bằng phần mềm: lịch nhắc gắn thẳng vào hợp đồng
Khi lịch nhắc nằm ngay trên hợp đồng, mọi thay đổi của hợp đồng tự kéo theo lịch. Khách đóng lãi thì kỳ lãi tiếp theo tự lùi, khách gia hạn thì ngày hết hạn tự dời — không có bước "nhớ sửa lại cuốn lịch".
Quy trình ở quầy rút còn ba thao tác:
- Lúc lập hợp đồng: chọn kỳ lãi, hệ thống tự tính ngày đóng lãi kế tiếp.
- Lúc gọi khách: mở hợp đồng, bấm hẹn giờ, ghi chú "khách hẹn thứ 5 mang tiền". Lần sau ai trực cũng đọc được ghi chú đó.
- Mỗi sáng: mở mục lịch nhắc, số việc phải làm hôm nay hiện ngay trên biểu tượng.
Thói quen 10 phút mỗi sáng
Công cụ chỉ giải quyết được nửa vấn đề; nửa còn lại là giờ cố định. Tiệm chạy trơn thường làm đúng bốn việc này trước khi mở cửa:
- Mở danh sách hợp đồng, lọc trạng thái chậm lãi và trễ hạn.
- Gọi nhóm trễ hạn trước, nhóm chậm lãi sau — nhóm trễ hạn mới là nhóm mất tiền.
- Mỗi cuộc gọi ghi lại kết quả ngay: khách hẹn ngày nào, có bắt máy không.
- Hẹn giờ cho những khách hẹn ngày cụ thể, để mai không phải nhớ.
Mười phút mỗi sáng, làm đều trong một tháng, là đủ để tỷ lệ hợp đồng quá hạn của tiệm giảm rõ rệt — vì phần lớn khách chậm lãi không phải do không có tiền, mà do không ai nhắc.
Bàn giao ca: chỗ hay rơi việc nhất
Việc nhắc khách thường rơi đúng lúc đổi ca. Ca sáng gọi khách, khách hẹn chiều mang tiền tới, nhưng ca chiều không biết. Khách tới, nhân viên ca chiều xử lý như một khách lạ, không thu được gì.
Cách chặn: mọi trao đổi với khách phải nằm trong hợp đồng chứ không nằm trong đầu người trực. Ghi chú hẹn giờ và nhật ký thao tác giải quyết đúng chỗ này — ca sau mở hợp đồng ra là thấy hết ai đã làm gì, lúc mấy giờ. Bạn có thể xem cách chúng tôi bố trí phần này trong trang tính năng.
Câu hỏi thường gặp
Nên nhắc khách trước bao nhiêu ngày là hợp lý?
Kỳ lãi nhắc trước 1–2 ngày, hết hạn hợp đồng nhắc trước 5–7 ngày. Nhắc quá sớm khách quên, nhắc đúng hôm đến hạn thì khách không kịp xoay tiền.
Khách không nghe máy thì làm gì tiếp?
Ghi lại lần gọi hụt ngay trong hợp đồng, nhắn tin để lại nội dung, rồi hẹn giờ gọi lại sau 24 giờ. Quan trọng là mỗi lần gọi đều được ghi lại — khi phải xử lý tài sản, lịch sử nhắc là căn cứ cho thấy tiệm đã làm đúng trình tự.
Tiệm có hai cửa hàng thì theo dõi đáo hạn thế nào?
Mỗi cửa hàng theo dõi danh sách của mình, chủ tiệm xem tổng cả chuỗi. Điều cần tránh là dùng chung một cuốn sổ giấy cho hai nơi — không ai biết dòng nào đã gọi.
Có cần nhắc khách đã trả lãi đều không?
Vẫn nên nhắc trước ngày hết hạn hợp đồng. Khách trả lãi đều là khách tốt, và một cuộc gọi nhắc gia hạn đúng lúc thường giữ được hợp đồng thay vì để nó rơi vào quá hạn.
Phần mềm có tự gọi khách thay tôi không?
Không. Phần mềm liệt kê đúng danh sách phải gọi hôm nay, mở sẵn số điện thoại và ghi lại kết quả; cuộc gọi vẫn do người thực hiện, vì mỗi khách một hoàn cảnh.
Bắt đầu từ đâu
Nếu tiệm đang ghi sổ giấy, đừng chuyển tất cả trong một ngày. Nhập trước những hợp đồng còn hiệu lực, chạy song song một tuần để đối chiếu, khi số liệu khớp thì bỏ sổ cũ. Bạn có thể đăng ký dùng thử 14 ngày để chạy thật ở quầy, hoặc xem trước bảng giá nếu muốn cân nhắc chi phí cho cả năm.
