Mỗi sáng chủ tiệm cầm đồ chỉ cần xem sáu con số: quỹ tiền mặt, tiền đang cho vay, lãi đã thu, lãi dự kiến, số hợp đồng quá hạn và tỷ trọng ba mảng cầm đồ – vay lãi – bát họ. Sáu con số này mất chưa tới ba phút để đọc, và trả lời được câu hỏi quan trọng nhất trong ngày: hôm nay còn bao nhiêu tiền để cho vay, và phải gọi ai trước.
Sáu con số và ý nghĩa thật của chúng
| Con số | Trả lời câu hỏi gì | Khi nào là dấu hiệu xấu |
|---|---|---|
| Quỹ tiền mặt | Còn bao nhiêu để giải ngân hôm nay | Giảm dần nhiều ngày liền mà tiền cho vay không tăng |
| Tiền đang cho vay | Vốn đang nằm ngoài bao nhiêu | Tăng nhanh hơn khả năng thu lãi |
| Lãi đã thu | Thực thu tháng này tới đâu | Thấp hơn hẳn lãi dự kiến |
| Lãi dự kiến | Nếu khách đóng đủ thì thu được bao nhiêu | Chênh với lãi đã thu ngày càng rộng |
| Hợp đồng quá hạn | Bao nhiêu khoản đang có nguy cơ | Tăng hai tuần liên tiếp |
| Tỷ trọng ba mảng | Mảng nào đang gánh doanh thu | Một mảng chiếm quá lớn mà lãi thu lại thấp |
Đọc theo cặp, đừng đọc rời
Một con số đứng một mình thường không nói lên điều gì. Đọc theo cặp mới ra vấn đề:
- Quỹ tiền mặt và tiền đang cho vay. Quỹ giảm mà tiền cho vay tăng là bình thường — vốn đang chạy. Quỹ giảm mà tiền cho vay đứng yên là dấu hiệu tiền đang chảy ra ngoài vì lý do khác.
- Lãi đã thu và lãi dự kiến. Khoảng cách giữa hai con số chính là phần khách chưa đóng. Khoảng cách rộng dần nghĩa là việc nhắc khách đang đuối.
- Hợp đồng quá hạn và tỷ trọng mảng. Quá hạn tập trung vào một mảng thì vấn đề nằm ở cách định giá hoặc cách duyệt của mảng đó, không phải ở toàn tiệm.
Ba phút mỗi sáng, làm theo thứ tự này
- Phút 1: đọc quỹ tiền mặt và tiền đang cho vay. Quyết định hôm nay có giới hạn giải ngân hay không.
- Phút 2: đọc lãi đã thu so với lãi dự kiến, và số hợp đồng quá hạn. Đây là căn cứ để giao việc gọi khách.
- Phút 3: liếc tỷ trọng ba mảng. Nếu không đổi so với hôm qua thì bỏ qua, chỉ xem kỹ khi có thay đổi lớn.
Thói quen quan trọng hơn độ chi tiết. Xem sáu con số mỗi ngày trong một tháng cho bạn cảm nhận về nhịp bình thường của tiệm — và nhờ đó phát hiện bất thường rất nhanh.
Những con số KHÔNG nên xem mỗi sáng
- Lợi nhuận tháng. Chưa hết tháng thì con số này dao động vô nghĩa.
- Từng giao dịch lẻ. Việc của người soát cuối ngày, không phải của chủ tiệm buổi sáng.
- Doanh thu so với cùng kỳ năm trước. Hữu ích theo quý, không giúp gì cho quyết định trong ngày.
Xem quá nhiều khiến buổi sáng thành việc đọc báo cáo, và rồi bỏ luôn thói quen. Giữ đúng sáu con số.
Khi con số nói có vấn đề thì làm gì
- Lãi đã thu thấp hơn dự kiến nhiều: lọc danh sách chậm lãi, chia cho nhân viên gọi ngay trong buổi sáng.
- Quá hạn tăng hai tuần liền: xem lại khâu định giá và hạn mức cho vay của hai tuần trước đó.
- Quỹ tiền mặt hụt so với hôm qua mà không có khoản chi lớn: mở danh sách giao dịch và đối chiếu theo từng người thu tiền.
- Một mảng phình to bất thường: kiểm tra xem có phải một vài hợp đồng giá trị lớn đang kéo cả tỷ trọng.
Ghi lại sáu con số mỗi tuần một lần
Xem mỗi sáng là để ra quyết định trong ngày. Nhưng nếu chỉ xem rồi quên, bạn sẽ không thấy được xu hướng. Mỗi thứ Hai, chép sáu con số vào một bảng — giấy cũng được, bảng tính cũng được:
- Sau bốn tuần, xu hướng hiện ra rõ hơn bất kỳ báo cáo nào: quỹ đang dày lên hay mỏng đi, tiền cho vay đang nở ra hay co lại.
- Khi cần vay thêm vốn hoặc mở cửa hàng mới, bảng này là thứ trả lời được câu "tiệm đang chạy ra sao" bằng số chứ không bằng cảm giác.
- Khi một tuần lệch hẳn khỏi nhịp thường, bạn biết chính xác tuần nào để mở lại danh sách giao dịch và truy nguyên nhân.
Việc này mất chưa tới hai phút mỗi tuần và là cách rẻ nhất để biến số liệu vận hành thành thứ dùng được cho quyết định dài hạn.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tiệm không ở quầy thì xem ở đâu?
Trên điện thoại. Bản điện thoại và bản máy tính dùng chung dữ liệu nên số liệu giống nhau, không có độ trễ.
Có nhiều cửa hàng thì xem tổng hay xem từng nơi?
Xem tổng trước để biết bức tranh chung, rồi mở nơi nào có bất thường. Xem lần lượt từng nơi mỗi sáng là cách nhanh nhất để bỏ thói quen này.
Lãi dự kiến tính thế nào?
Là phần lãi sẽ thu được nếu mọi hợp đồng đang hiệu lực đóng đủ theo kỳ đã khai báo. Nó là mốc so sánh, không phải cam kết.
Bao lâu nên xem báo cáo chi tiết một lần?
Tuần một lần cho lãi thu theo mảng, tháng một lần cho lợi nhuận và đối soát tiền mặt. Buổi sáng chỉ cần sáu con số.
Nhân viên có nên thấy các con số này không?
Tuỳ bạn. Thông thường nhân viên quầy chỉ cần danh sách việc phải làm hôm nay, còn số liệu tổng thuộc quyền chủ tiệm — xem cách chia quyền ở bài phân quyền nhân viên tiệm cầm đồ.
Biến sáu con số thành thói quen
Cách dễ nhất là gắn việc xem số liệu vào một việc đã có sẵn: mở máy xong là xem, trước khi mở cửa. Sau hai tuần, bạn sẽ thấy bất thường trước cả khi nhân viên kịp báo. Xem cách bố trí màn tổng quan ở trang tính năng, hoặc tải phần mềm về xem thử trên máy tính lẫn điện thoại.
