Quy trình nhận tài sản cầm cố gồm bảy bước: xác minh người vay, kiểm tra giấy tờ tài sản, kiểm tra tình trạng thực tế, định giá, thống nhất khoản vay và cách tính lãi, lập hợp đồng và giải ngân, cuối cùng là cất giữ có đánh dấu. Bỏ bước nào cũng được — cho tới khi có tranh chấp, lúc đó đúng bước bị bỏ là chỗ tiệm chịu thiệt.
Bước 1 — Xác minh người vay
Đối chiếu ảnh trên giấy tờ tuỳ thân với người đang đứng trước mặt, ghi lại số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp và số điện thoại. Khách cũ thì mở lại hồ sơ đang có thay vì tạo mới — một khách hai hồ sơ là lúc lịch sử vay bị chia đôi và tiệm mất khả năng nhìn ra khách nào hay chậm lãi.
Bước 2 — Kiểm tra giấy tờ tài sản
Tài sản có giấy tờ thì tên trên giấy tờ phải khớp với người vay. Không khớp thì phải có giấy uỷ quyền hoặc người đứng tên cùng ký. Với xe máy, ba con số cần ghi lại là biển kiểm soát, số khung và số máy — ghi vào hợp đồng chứ không chỉ nhớ.
| Loại tài sản | Giấy tờ cần xem | Ghi vào hợp đồng |
|---|---|---|
| Xe máy, ô tô | Đăng ký xe, giấy tờ tuỳ thân trùng tên | Biển số, số khung, số máy, màu sơn |
| Điện thoại, laptop | Hộp, hoá đơn nếu có | Hãng, dòng máy, số IMEI hoặc serial |
| Vàng, trang sức | Giấy kiểm định nếu có | Khối lượng, tuổi vàng, số món |
| Hàng hiệu, đồng hồ | Thẻ bảo hành, hoá đơn | Hãng, mã tham chiếu, tình trạng |
Bước 3 — Kiểm tra tình trạng thực tế và chụp ảnh
Đây là bước hay bị bỏ nhất và cũng là bước gây tranh chấp nhiều nhất. Xe có vết xước từ trước, điện thoại đã thay màn, đồng hồ mất một mắt dây — nếu không ghi lại lúc nhận, khi khách chuộc sẽ thành lỗi của tiệm.
- Chụp đủ các mặt của tài sản, chụp rõ chỗ có khiếm khuyết.
- Bật máy lên kiểm tra với đồ điện tử; ghi lại nếu máy đã qua sửa chữa.
- Đếm và ghi số phụ kiện đi kèm: sạc, chìa khoá dự phòng, hộp, dây.
- Ghi chú tình trạng bằng câu ngắn, cụ thể: "xước cản sau, gương phải thay".
Bước 4 — Định giá
Định giá là chỗ hai nhân viên dễ ra hai con số khác nhau nhất. Cách chặn: viết ra khung tỷ lệ của tiệm và bắt buộc mọi người dùng chung.
- Tra giá thị trường của món tương đương, cùng đời, cùng tình trạng.
- Trừ đi phần giảm do tình trạng thực tế đã ghi ở bước 3.
- Áp tỷ lệ cho vay của tiệm theo nhóm tài sản — ví dụ xe máy 50–60%, vàng 70–80%, điện tử 40–50%.
- Số ra được là mức trần. Khách hỏi cao hơn thì phải có người đủ thẩm quyền duyệt.
Khung tỷ lệ nên dán ở quầy. Nhân viên mới không phải đoán, và khách hỏi vì sao chỉ được mức đó thì có câu trả lời giống nhau từ mọi người.
Bước 5 — Thống nhất khoản vay và cách tính lãi
Nói rõ bốn con số trước khi ký: tiền vay, lãi mỗi kỳ, số ngày một kỳ, và ngày phải đóng lãi đầu tiên. Nếu tiệm thu lãi trước thì nói thẳng số tiền khách thực nhận. Phần lớn mâu thuẫn về sau bắt nguồn từ việc khách nghe một đằng, hợp đồng ghi một nẻo.
Mức trần lãi suất theo Bộ luật Dân sự 2015 Điều 468 là 20%/năm đối với thoả thuận vay; con số này chỉ mang tính tham khảo, tiệm nên tự kiểm tra quy định hiện hành khi đặt biểu lãi.
Bước 6 — Lập hợp đồng, giải ngân, in phiếu
Lập hợp đồng ngay lúc khách còn ngồi đó, không ghi giấy rồi nhập sau. Hợp đồng in ra cần đủ: thông tin hai bên, mô tả tài sản, số tiền vay ghi cả bằng số lẫn bằng chữ, thời hạn, cách tính lãi và chữ ký. Giao tiền rồi mới trao phiếu — và phiếu phải có mã tra cứu để lần sau khách quay lại tìm nhanh.
Bước 7 — Cất giữ có đánh dấu
Tài sản phải về đúng vị trí đã đánh mã, và mã đó phải ghi vào hợp đồng. Kho mười món thì nhớ được; kho trăm món mà không đánh mã thì mỗi lần khách chuộc là một lần lục tủ. Quy tắc tối thiểu: một món một mã, mã ghi trên nhãn dán và trong hợp đồng, vàng và giấy tờ cất két riêng.
Bảy bước rút gọn để dán ở quầy
- Xác minh người vay, mở đúng hồ sơ.
- Kiểm giấy tờ tài sản, đối chiếu tên.
- Kiểm tình trạng, chụp ảnh, đếm phụ kiện.
- Định giá theo khung tỷ lệ của tiệm.
- Nói rõ bốn con số của khoản vay.
- Lập hợp đồng, giải ngân, in phiếu.
- Cất tài sản đúng vị trí, ghi mã vào hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Khách quen có cần làm đủ bảy bước không?
Có, nhưng nhanh hơn vì bước 1 chỉ là chọn lại hồ sơ. Ba bước không được rút gọn với bất kỳ ai là kiểm tình trạng, định giá và lập hợp đồng.
Không có giấy tờ tài sản thì nhận không?
Tuỳ chính sách của tiệm và loại tài sản, nhưng phải ghi rõ trong hợp đồng là tài sản không kèm giấy tờ, và cân nhắc hạ tỷ lệ cho vay.
Có nên nhận tài sản đứng tên người khác?
Chỉ khi có uỷ quyền hợp lệ hoặc người đứng tên cùng ký. Đây là nhóm rủi ro cao nhất về pháp lý, đừng để một mình nhân viên quầy quyết.
Chụp ảnh tài sản lưu ở đâu cho gọn?
Lưu ngay vào hợp đồng trong phần mềm thay vì để trong máy cá nhân của nhân viên — người nghỉ việc thì ảnh không đi theo.
Bao lâu nên rà lại khung tỷ lệ định giá?
Ba tháng một lần, hoặc ngay khi giá thị trường của nhóm tài sản chính biến động mạnh.
Chuẩn hoá cho cả tiệm
Bảy bước chỉ có tác dụng khi ai cũng làm giống nhau. Cách dễ nhất là để biểu mẫu trong phần mềm ép đúng thứ tự: thiếu trường bắt buộc thì không lưu được hợp đồng. Xem trang tính năng để biết những trường nào đang bắt buộc, hoặc đăng ký dùng thử 14 ngày để chạy thử với đúng loại tài sản tiệm bạn hay nhận.
